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Produtividade e Foco

Produtividade

Estou escrevendo um artigo sobre produtividade, e sobre como utilizar os processos de pensamento e segmentação de ideias para “quebrar” e “organizar” nossos planos e ideias.

Sabe-se que a PNL tem um pressuposto que diz “Where attention goes, energy flows”, isso é, “A energia vai para onde a atenção está”. 

Então podemos entender essa frase de algumas formas, por exemplo, o que você foca, cresce, ganha energia, quem pensa em problemas ou dificuldades, vivencia isso, quem pensa em produtividade, facilidade e leveza, tem esses resultados.

Mas como saber onde devemos prestar atenção?

É muito comum que as pessoas se confundam, não saibam focar, segmentar seus processos de pensamento, “quebrar” um problema em pedaços gerenciáveis, por causa disso, o rendimento é reduzido drasticamente.

Constantemente encontro pessoas que dizem estar “sobrecarregadas”, “estressadas”, “deprimidas”, e ao questionar o que está sobrecarregando essas pessoas, em geral a resposta é generalizada e abstrata, como “tudo” ou algo parecido… 

As vezes a pessoa não diz tudo, mas diz praticamente todas as áreas da vida, como “o trabalho, o relacionamento, as dívidas, os filhos”.

Só para ilustrar essa confusão, vou utilizar exemplos de uma empresa, pois a maioria das pessoas já vivenciou rotinas de trabalho e vai entender com facilidade:

Imagine um gerente de um projeto que está sobrecarregado, sua equipe está pouco produtiva, muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo, mercado, produtos, concorrentes, prazos, etc.

Só que se ele não souber o que focar primeiro e como separar as tarefas, não terá uma noção do que deve priorizar… 

Quem não sabe o que priorizar, provavelmente vai acabar PRIORIZANDO TUDO!

É aí que está o perigo!

Aprendendo um pouco com a Arte da Guerra

Sun Tzu, que escreveu a Arte da Guerra diz que quando um general tenta fortalecer a vanguarda, ele tende a enfraquecer a retaguarda, quanto tenta fortalecer o flanco esquerdo, enfraquece o direito.

Uma pessoa que está priorizando “tudo” na vida, vai entrar num modo instintivo de alto estresse, tentando controlar mais do que pode dar conta, ficando sobrecarregada.

Eu sempre digo isso e algumas pessoas acham tão simples que não fazem, por não levarem a sério, mas vou ser insistente… faça uma lista!.

Antes de mais nada, escreva todas as coisas que estão te sobrecarregando, quais são as tarefas que você deve fazer!.

Em seguida divida essas tarefas em tarefas menores.

Se você não pensa nisso como “tarefas”, mas sim como “problemas”, escreva os problemas e transforme em problemas menores, um problema só é um problema porque você o está vendo como um problema!

Lembre -se que a forma que você pensa sobre um problema diz muito mais sobre você do que sobre o problema.

Ao fazer isso, dê uma nota de 1 a 5 para as atividades (ou problemas) que te geram mais estresse e se possível anote quantos minutos/horas/dias você demoraria para resolver cada uma.

Opcional: Descreva os passos que você pode administrar durante a resolução dessas etapas.

O princípio de Pareto diz que provavelmente 20% dessa lista é o que está gerando 80% do seu estresse, então você vai se surpreender ao perceber que não precisa resolver tudo para se sentir melhor.

Esqueça o preciosismo, fuja da perfeição!

O que não é adequado é ficar passivo, parado, esperando que as coisas se resolvam sozinhas ou que alguém faça isso por você.

A felicidade é o oposto da passividade. Se você quer ser mais feliz, não pense em trabalhar menos, fazer menos… Se envolva, faça coisas simples, veja resultados simples!

Milton Erickson, maior hipnotista de todos os tempos, dizia que se você conseguir fazer o cliente mudar 1 grau em relação à forma como ele estava antes, ele terá mudado completamente.

Você se lembra do sucesso que foi o Ipod? Ele fazia um milhão de coisas? Não né?

Qual é o 1 grau que você pode dar conta de mudar hoje?

Felicidade está em ver resultados, saber que algo está mudando com o que você está fazendo.

Não ache que que você precisa construir a casa inteira para ser feliz, seja feliz em cada tijolo que você colocar a mais!

Entendendo como a Segmentação de ideias facilita sua produtividade

Segmentação nada mais é do que o tamanho do “pedaço” de informação que estamos pensando.

Imagine que você está passando de avião por cima de uma grande floresta, você vê tudo aquilo e chama de “floresta”. Ou seja, isso é um segmento grande de informações, pois dá poucos detalhes do que realmente existe lá, portanto se você falar para alguém imaginar uma floresta, a pessoa pode pensar numa floresta diferente ou em informações e detalhes totalmente diferentes das que você queria comunicar.

Agora imagine que você entra nesta floresta, conhece a fauna e a flora daquele local, sente os cheiros, a temperatura. Quando você começa a descrever essas características para alguém, você está sendo bem mais concreto e objetivo na sua descrição, a pessoa terá mais facilidade para imaginar as mesmas coisas que você está descrevendo.

Todos nossos processos de pensamento se organizam dessa forma. Naturalmente, de uma forma mais complexa que isso, mas a explicação acima será o suficiente para você entender o que quero dizer neste artigo para melhorar sua produtividade.

Você mesmo se sobrecarrega

Quando você está sobrecarregado por “tudo” e faz uma lista, o que você está fazendo na realidade é segmentar “tudo” em pedaços gerenciáveis.

Até hoje eu nunca conheci ninguém reclamando de sobrecarga que fez uma lista com mais de sete realmente importantes!

Cada um desses pedaços pode ser entendido como um compartimento para organizar as coisas, com infinitas possibilidades de tamanhos.

Imagine que você é uma pessoa muito organizada, e gosta de colocar cada coisa no seu devido lugar.

Se você coloca joias numa caixa, sapatos numa gaveta e ferramentas num baú, terá facilidade de encontrar essas coisas

Agora, se você coloca numa sala todas as coisas que comprou à vista e na outra sala todas as coisas que comprou parcelado, sem dúvida terá dificuldade para localizar algo específico, uma vez que deverá fazer muito esforço mental para se lembrar as condições de pagamento. Esse segundo exemplo foi uma segmentação mais abstrata.

Continue lendo pois se você realmente entender isso, vai fazer uma diferença tremenda na sua vida!

Se você possui ferramentas, mas ao invés de guardar todas no baú, você tem uma caixa para martelo, uma para pregos, uma para parafusos, e assim por diante, cada vez que você quiser uma coisa, ou várias, terá que acessar diversas caixas diferentes, o que também demanda muita energia mental no seu processo de tomada de decisões.

Aprenda a entender como seu processo de segmentação de ideias e pensamentos está funcionando e como ele interfere na sua produtividade, quando você pensa sobre algo, esse algo está numa “caixa” pode estar em três “lugares”.

  1. Lugares úteis e bem definidos
  2. Espalhada em meio a várias outras coisas
  3. Separadas de tudo

Observe que as opções 2 e 3 atrapalham seu processo de pensamento e tomada de decisões.

Agora vamos aplicar isso na prática

Imagine que você tem um “armário” de “coisas para fazer”… provavelmente você vai estar encrencado se abrir a porta desse armário, imagine muitas coisas despencando simplesmente por você abrir, não dá nem vontade de abrir, não é? Difícil ser produtivo desta forma.

Obs.: Se você já assistiu “Donald no País da Matemágica”, vai se lembrar do que eu estou falando, quando a imagem mostra dentro da cabeça do Pato Donald, caso não tenha assistido, tem menos de 30 minutos e está disponível no Youtube, recomendo! 😉

Agora imagine que suas ideias são separadas em algumas categorias, por exemplo, quarto, compras e atualização do site da minha empresa.

Lista de tarefas

Em cada um desses grupos você pode “colocar” a lista de atividades, e se você tiver feito o que sugeri antes (indicar o estresse e o tempo de cada atividade), poderá definir facilmente o que fazer primeiro.

O entendimento real deste processo de segmentação pode ir muito além de simplesmente ajudar na nossa produtividade, pois entendendo este processo, saberemos como realmente nossa mente funciona, auxiliando no desenvolvimento tanto da nossa mente mais lógica quanto mais emocional.

É provável que você se interesse em aprender mais sobre esse assunto, portanto leia os livros “Os Seis Elefantes Cegos” do Steve Andreas, o assunto é tão complexo que foi dividido em volume 1 e 2.

Uma das maiores dicas que posso dar no que se refere à administração de tempo é essa


Não se preocupe com o que você tem que fazer, e sim com o que você vai fazer primeiro!

Multitarefa Ajuda ou Atrapalha na produtividade?

Também esqueça o mito de “eu sou multitarefa”, existem diversas pesquisas que comprovam que as pessoas que fazem diversas atividades ao mesmo tempo, diminuem sua produtividade em nível exponencial para cada tarefa a mais, na seguinte proporção:

Faça uma coisa de cada vez, até terminar a tarefa inteira, ou um segmento, não pare antes disso!

Produtividade / Procrastinação

Uma forma de eliminar a procrastinação é estabelecendo prazos para o cumprimento de cada tarefa ou parte dela, se você tiver empresa, pode anunciar aos seus clientes ou funcionários sobre estes prazos.

Na verdade o simples fato de estar mais organizado, com clareza sobre o que deve ser feito, definindo os passos, o tempo, as formas de saber se o que você está fazendo está gerando resultados já reduzir a procrastinação.

Também ajuda o fato de estar vendo que as tarefas estão sendo feitas e são possíveis, muitas vezes o que desmotiva as pessoas é exatamente achar que tem tanta coisa para fazer que nunca se poderá ver o fim.

Assim chegamos ao fim deste artigo.

Tenho tanta coisa para falar sobre esse assunto e fico tão fascinado por ele que poderia escrever um e-book, mas por ora tenho certeza que se você aplicar o que está descrito aqui, sua produtividade vai aumentar muito!

Estou à disposição para caso surja alguma dúvida sobre foco, produtividade ou qualquer outro assunto relacionado!

Deixe um comentário dizendo o que achou deste artigo e o que você gostaria de ver mais por aqui!

3 thoughts on “Produtividade e Foco

  1. Muitas lições nesse texto e me fez lembrar de um livro que li antes dos 20 anis….Só tenho uma coisa a fazer, a que estou fazendo agora…só tenho uma pessoa para ouvir : a que estou conversando agora…. e assim por diante….

  2. Muitas lições nesse texto e me fez lembrar de um livro que li antes dos 20 anos…Só tenho uma coisa a fazer, a que estou fazendo agora…só tenho uma pessoa para ouvir : a que estou conversando agora…. e assim por diante….

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